Зачем нужен google drive/doc и google sites

АНАЛОГИЯ
представьте книжную библиотеку

в ней есть книги и картотека, чтобы можно было знать какие книги есть и как их быстро найти
без картотеки - или очень сложно найти книгу или невозможно без значительной потери времени

КНИГИ - ЭТО GOOGLE DRIVE (drive.google.com)
КАРТОТЕКА - GOOGLE SITES (sites.google.com)

создавая новый док без создания записи в гуглсайте, вы  добавляете новую книгу в библиотеку, но не вносите в картотеку - это создает хаос

поэтому минимимизируем создание гуглдоков или любых других документов за пределами google sites

создаем их только для таблиц (EXCEL) и для документов, которые необходимо распечатывать, напр. официальные документы